Die Quartalsabrechnung

Im Rahmen des Erstinterviewpraktikums erhalten Sie noch keine Software, können daher auch nicht selbst abrechnen. Sie haben jedoch bereits einen elfant Accout, so dass Sie die Gesundheitskarten der Patienten selber einlesen können. Wie oben beschrieben, reichen Sie Rückmeldebogen, PatientInnendaten (über eingelesene Krankenkassenkarte, Überweisungsschein, PTV11, etc.) und Ihre Rechnung ein und die Abrechnung dieser Scheine erfolgt in der Ambulanz.

Abrechnung erstellen #

Um die Abrechnung gut erstellen zu können, sollten Sie das Seminar „Abrechnung mit dem Elefanten“ besuchen. Dies ist als Download-Seminar an der APH verfügbar (Kenncode: 1Em%^h^0). Die Abläufe sind sehr klar an der Software orientiert, eine kurze Beschreibung ist unten angefügt.

Ablauf der Abrechnung

Am Ende des Quartals erhalten Sie eine Infomail von ambulanz@aph-online.de in dieser werden Sie über die aktuellen Änderungen und Besonderheiten informiert. Hier wird auch der genaue Abgabetermin bekannt gegeben.

In der Regel geben sie die Unterlagen bis zum 5. Tag nach Quartalsende ab. Diese beinhalten:

• Datenträger mit Abrechnungsdatei (CD / Stick)
• Ausdruck der Abrechnung / Kurzbericht
• Überweisungen
• Spätestens jetzt die Rückmeldebögen zu den PatientInnen, sodass wir wissen was mit den vermittelten PatientInnen passiert ist.

Ohne, dass Sie daran beteiligt sind, werden danach alle Dateien zusammengefügt und Sammelrechnungen an alle betroffenen Krankenkassen geschickt. Jetzt beginnt ein recht arbeitsintensiver Prozess. Es gibt viele Korrekturen und automatisierte Fehlermeldungen durch die Computer der Kassen, welche sich oft selbst als fehlerhaft erweisen.

10 Wochen nach Quartalsende sind die Rechnungen i. d. R. beglichen, daher können wir dann die Honorargutschriften ausschütten. Sie erhalten das Geld unaufgefordert auf ihr Konto. Wie beschrieben sind diese Einnahmen aus selbstständiger Arbeit steuerpflichtig.

Abrechnungsseminar

Bitte besuchen Sie vor Ihrer ersten Abrechnung das zum Download zur Verfügung stehende Elefant-Seminar (Kenncode: 1Em%^h^0), in dem viele anfallende Fragen und Probleme besprochen werden.

Bei weiteren Fragen/ Problemen zur Installation und bei der Anwendung von dem Elefanten können folgende Hilfen genutzt werden:

• die nachfolgenden Beschreibungen
• die direkte Hilfe-Funktion im laufenden Elefant-Programm (F1-Taste)
• das Modulbuch
• Die Hasomed-Hotline

Sollten nach Ausschöpfung dieser Hilfsmöglichkeiten noch Fragen offen bleiben können Sie sich an Frau Schneider im Ambulanzsekretariat wenden. In der Regel ist die Hotline aber eine wirklich gute Hilfe, lediglich am Quartalsende (über ca. 2-3 Wochen) ist dort mit Überlastung zu rechnen. Bereiten Sie daher frühzeitig die Abrechnung vor und führen einen Probelauf durch.

Praxisverwaltungssoftware  – Elefant

Jede Praxis in Deutschland muss zur Kommunikation mit den Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen eine geeignete Praxisverwaltungssoftware (PVS) nutzen. Für PsychotherapeutInnen gibt es derzeit ca. 3 bis 4 Anbieter, die spezifische Software im Angebot haben. Der „Elefant“ von Hasomed ist in der APH gewählt worden. Es handelt sich um einen großen Anbieter, der auch die Funktionalität für Institute bietet. Dennoch ist die Software auch gut geeignet um zu lernen, wie später in einer eigenen Praxis verwaltet werden kann.

Hier beschränken wir uns auf die Beschreibung der notwendigen Inhalte, also alles was für die Leistungserfassung, Anlage von PatientInnen und der „Praxis“ selbst notwendig ist. Darüber hinaus bietet die Software Formulardruckfunktionen, Statistiken, Wartelistenmanagement, Dokumentation der PatientInnenstunden direkt digital. Hier müssen sie jedoch selber initiativ werden, wenn sie sich diese Funktionen erschließen wollen.

Praxis einrichten

Zunächst müssen sie die Software einrichten. Konfigurieren Sie über das Menü System Ihre „Praxis“:

• Sehen Sie bitte bei dem Menü System→ Abrechnung einstellen, dann der Reiter Abrechnung Kasse nach, ob auf der rechten Seite bei dem Punkt Abrechnung Kasse bei der „Praxisgebühr/Abrechnung KV“ (fast) überall ein Häkchen eingetragen ist.
• Bei dem Punkt „KV-Daten versenden“ müssen Sie markieren, dass Ihre eingegebenen Abrechnungsdaten von dem Programm auf eine CD oder einen USB Stick übertragen werden sollen (bitte geben Sie das entsprechende Laufwerk für CD´s auf ihrem PC ein, oder den Laufwerksbuchstabe ihres USB-Sticks). Die CD oder den USB Stick beschriften Sie mit Ihrem Namen und dem Abrechnungsquartal, bevor Sie sie im Ambulanzsekretariat abgeben.
• Gehen Sie dann noch einmal zum Reiter Allgemein. Dort können Sie die Gebührengruppe nach EBM 202X einstellen. Von den vielen möglichen Ziffern im linken Kasten wählen Sie nur diejenigen aus und schieben diese in den rechten Kasten, die Sie für Ihre Abrechnung als KandidatIn brauchen und abrechnen dürfen. (Siehe: Liste der abrechenbaren Gebühren für KandidatInnen.)
• Gehen Sie dann auf das Menü System →Praxis einstellen und dort auf den Reiter Qualifikation/Gebiet. Beim Fachgebiet geben Sie entweder Psychol. Psychotherapeut ein oder ausschl. psychoth. tätige Ärzte ein, je nach dem, was Sie nach Ihrer Weiterbildung sein werden. Bei der psychotherapeutischen Qualifikation TP und/oder AP.
• Reiter Qualifikation/Gebiet→Auf der rechten Seite (Daten für KV-Abrechnung) steht die BSNR, die können Sie nicht verändern (sie steht fest: 490201980 für die Ambulanz), bei der LANR sollte die Pseudoziffer 999999900 stehen.
  Folgende Einstellung sind notwendig: Empfänger für KVDT: 02 Hamburg, KV-Bereich: KV Hamburg. Praxistyp: Einzelpraxis, Praxisbezeichnung: APH-Ambulanz und Ihr Name (der taucht dann auch bei Ihrer Abrechnung auf und man kann Ihre Daten und die Zahlungen Ihnen besser zuordnen).
• Reiter Briefkopf/Adresse/Stempel: „Demo-Version“ löschen, und stattdessen den APH-Ambulanz-Briefkopf eingeben, ergänzt mit Ihrem Namen, kenntlich gemacht als AusbildungskandidatIn.
• Beim Reiter Ablauf 3 tragen Sie dann noch das Laufwerk ein, auf das das Programm beim Erstellen des USB/ CD auf Ihrem PC zugreifen soll. Sind die Angaben hier falsch, können Sie das aber auch noch bei der Abrechnung korrigieren, da das Programm Ihnen dann meldet, dass auf das angegebene Laufwerk nicht zugegriffen werden kann.
• Ablauf 2: Tragen Sie dort bei den Feldern Vorwahl Gebühren Leistungserfassung die Grundpauschale ein (23210 – 23212) und machen ein Häkchen bei Grundpauschale vorschlagen.
• Denken Sie auch immer daran, regelmäßig Sicherheitskopien der Datenbank anzufertigen. Gehen Sie dazu zum Menü System→ Software einstellen→ Sicherheit. Dort können Sie einstellen, wie häufig Sicherheitskopien angefertigt werden sollen und auf welchem Speichermedium (am einfachsten benutzen Sie einen „Speicherstick“) gespeichert werden soll.
• Wenn Sie mit dem Programm noch nicht viel Erfahrung haben, ist es hilfreich, den „Experten“ des Elefanten zu nutzen (System→ Software einstellen→ Ablauf 1→ Haken bei „Experte für Leistungserfassung benutzen“).

Eingabe der Patientendaten

Gehen Sie zuerst auf den Reiter links Verwaltung→ Patientenliste. Die Liste ist leer, Sie haben ja noch keine PatientInnen aufgenommen. Klick auf Ersatzverfahren KV (da Sie in der Regel kein Kartenlesegerät benutzen). Eingabe des Nach- und Vornamens, der Krankenkassennummer (die können Sie direkt eintragen, sie steht auf dem Überweisungsschein oder Sie können Sie suchen lassen (suche Kasse) und bei der Suche verschiedene Suchkriterien eingeben), Versichertennummer (steht auch wie die übrigen Daten auf dem Überweisungsschein), Status (1 f. Mitglied, 3 für familienversichert, 5 für Rentner), Statusergänzung  (Meist 1=West, WOP ist nicht relevant) und die Gültigkeit der KV-Karte auch nicht.

Wenn Sie anschließend OK drücken, erscheint das Stammdatenfenster des Patienten: Die freien Felder füllen Sie aus, dann wieder auf OK. Sie werden dann aufgefordert, einen neuen Schein für das Quartal anzulegen→OK→ja. Das folgende Fenster zeigt dann den Schein für die eingegebene Krankenkasse.

Sie müssen jetzt die Diagnose eingeben (→Diagnose neu). Aus der Liste der Diagnosen suchen Sie sich die entsprechende aus. Sie können bei der Suche entweder die Bezeichnung oder die Diagnose-Nr. eingeben. Auf dem roten Feld muss die Diagnosesicherheit angeklickt werden (besser G-gesichert als V Verdachtauf), dann Doppelklick auf die Diagnose.

Unten rechts müssen Sie dann die BSNR (Betriebsstellennummer) des überweisenden Arztes eingeben und die LANR (lebenslange Arztnummer). Sie können Sie nicht direkt in das Feld eingeben, sondern müssen die Liste der ÄrztInnen/PsychotherapeutInnen mit einem Doppelklick öffnen (oder auf den Button A klicken). Diese Liste ist leer→ neuer Arzt, Eingabe der Daten des überweisenden Arztes, incl. BSNR und LANR→ OK, dann wieder→ OK. Der Experte fragt nun, ob die Diagnose eine Dauerdiagnose werden soll→ ja bzw. nein (je nachdem)und  ob der überweisende Arzt auch Hausarzt ist.

Erfassung der Grundpauschale→ ja, dann OK (wenn Daten fehlen, erinnert Sie der Experte noch einmal daran). Damit ist die Aufnahme des Patienten abgeschlossen.

Leistungserfassung

Eintrag von geplanten und erbrachten Leistungen:

• In der Patientenliste Doppelklick auf den/die PatientIn, bei dem Sie die Leistungen eintragen wollen, es öffnet sich der Reiter Leistungen. Wenn alles gut gegangen ist, steht bei den erbrachten Leistungen bereits eine Ziffer drin (Kennzeichnung für Grundpauschale). Haben Sie jetzt z.B. eine probatorische Sitzung gemacht, gehen Sie auf das Feld „Leistungen am“ und tragen das Datum ein bzw. klicken bei dem erscheinenden Kalender auf das Datum. Unten bei dem Gebührenkatalog in der unteren Hälfte des Fensters suchen Sie die entsprechende Ziffer (35150)→ Doppelklick und der Eintrag erscheint bei den erbrachten Leistungen.
• Planen Sie schon eine Therapie, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die farblich gekennzeichnete Zeile bei dem Feld geplante Leistungen.

In dem auftauchenden Menü auf Leistungen planen klicken→im aktuellen Gebührenkatalog die entsprechende Ziffer suchen (z.B. 35401 für TP KZT 1)→ Doppelklick, in dem Feld darunter erscheint dann die geplante Leistung. Sie müssen dann nur noch die Anzahl der Leistungen eingeben (z.B. 12), dann auf speichern (das dürfen Sie nicht vergessen!). Wenn bereits eine Kostenzusage vorliegt, können Sie die anschließen eintragen→OK, der Experte fragt nach, ob die Kostenzusage zum aktuellen Schein eingetragen werde soll→ja. Die geplante/ beantragte Leistung erscheint dann unten in dem entsprechenden Feld→ Schließen→ OK. Damit ist auch die Leistungserfassung abgeschlossen!

 

Abrechnungsdatei erstellen #

Abrechnung der Leistungen über die Ambulanz:

• Gehen Sie auf den Reiter Abrechnung→ Abrechnung KV (Doppelklick).Sie müssen darauf achten, dass auch das richtige Analyseintervall (das entsprechende Quartal, das Sie abrechnen wollen) angegeben ist. Mit der AMBO-Abrechnung ist es inzwischen nur noch möglich ein Quartal abzurechnen.
• In dem Fenster Leistungsabrechnung KV klicken Sie auf QUICK-Mode/ automatische Abrechnung. Die Fragen beantworten Sie mit ja (wenn alles stimmt) bzw. mit OK. Die Abrechnung erfolgt dann automatisch und wenn alles geklappt hat, wird eine Abrechnungsdatei erstellt.
  Von den nun folgenden Berichten drucken Sie für Ihre Unterlagen den ausführlichen Abrechnungsbericht aus. Für die Ambulanz benötigen wir unbedingt den Kurzbericht Ihrer KV-Abrechnung. Den drucken Sie also bitte aus und ergänzen handschriftlich neben den Namen Ihres/Ihrer PatientIn den Namen des/der SupervisorIn, bei dem Sie Ihre/n PatientIn supervidieren lassen sowie den Ort der Behandlung. (Die 3 anderen Berichte bitte nicht ausdrucken!)
• Das Programm möchte die Abrechnungsdatei, die im Fenster mit der Endung .imp auftaucht, dann auf den USB ziehen. Wenn Sie nur eine Probeabrechnung machen (und das sollten Sie schon in der Mitte des Quartals tun, um mögliche Fehler zu entdecken und mit Hilfe der Hasomed-Hotline rechtzeitig zu beseitigen), dürfen Sie die Leistungen nicht archivieren→ also nein anklicken!
  Am Ende des Quartals, wenn Sie die endgültige Quartalsabrechnung gemacht und abgegeben haben, müssen Sie die abgerechneten Leistungen dann natürlich auch archivieren.

Ihre Abrechnungsunterlagen schicken Sie entsprechend den Info-Angaben des aktuellen Quartals-Abrechnungs-Rundbriefes (meist bis spätestens zum 05. des Folgequartals) an die Ambulanz in der APH- z.Hd. Fr Schneider.
(Zu spät eingehende Quartalsabrechnungsunterlagen können nicht mehr in die aktuelle Gesamtabrechnung integriert werden und ggf. somit nicht ausbezahlt werden.)

Zu den Abrechnungsunterlagen gehören :

• Der USB Stick: Schreiben Sie unbedingt Ihren Namen und das abgerechnete Quartal auf und kontrollieren Sie noch einmal, ob die Datei auch die Endung .imp hat und ob die Abrechnungsdaten auch darauf sind,
• die Überweisungsscheine.
• Ausdruck des Kurzberichts Ihrer KV-Abrechnung (nicht die „Übersicht KV-Abrechnung, gebuchte Leistungen“, sondern den Kurzbericht) Am Ende des Kurzberichts steht die Statistik mit der Anzahl und den Honoraren Ihrer abgerechneten Leistungen, sowie die gesamte Summe Ihres Honorars (noch ohne Abzug der Ambulanzgebühr und auch der Raumkosten).
  Damit haben Sie eine gute Möglichkeit, die Richtigkeit unserer Auszahlung, die Sie ca. 2 – 3 Monate später von uns erhalten, zu überprüfen.
  Tragen Sie auf dem „Kurzbericht“ per Hand neben den/die PatientIn bitte unbedingt auch den/die SupervisorIn ein und den Ort der Behandlung.

Die TPler und PAler haben die Möglichkeit, min. 600, max. 800 Therapiestunden über die Ambulanz abzurechnen, die Ausbildungsteilnehmer, die eine „verklammerte TP/PA“  Aus-/Weiterbildung machen können min. 1000, max. 1600 Stunden abrechnen und Teilnehmer der analytischen Aus-/Weiterbildung können max. 1350 Stunden abrechnen. Ihre abgerechneten probatorischen Sitzungen, die Sie nach dem Vorkolloquium auch abrechnen können, zählen in dieses Kontingent mit hinein. Sie müssen diese maximale Obergrenze frühzeitig bei der Planung Ihrer gesamten Ausbildungsfälle berücksichtigen, weil mehr von den Kassen nicht bezahlt wird!

Nach dem Abschluss der Aus- oder Weiterbildung mit Ihrer Approbation können Sie Ihre begonnenen und bewilligenten Therapien im Sinne des Patientenwohls noch beenden.

Fehlermanagement #

Für die gute Qualität der psychotherapeutischen Leistungen verfolgen wir in der APH-Ambulanz das Ziel, Fehler in der PatientInnenbehandlung zu verhindern bzw. zu vermeiden. Fehler sind menschlich; jedem von uns können Fehler unterlaufen. Die Ambulanzleitung ist daher um ein Ausbildungsklima bemüht, welches erlaubt, offen über aufgetretene Fehler zu sprechen.

Wir möchten Sie daher bitten, zum Aufdecken, Analysieren und Erarbeiten von aufgetretenen Fehlern in der PatientInnenbehandlung Ihre regelmäßigen Supervisionsstunden zu nutzen und auch den Kontakt zu uns suchen. Wir sind immer gerne bemüht, Sie im Rahmen unserer Kräfte in Ihrem Anliegen zu unterstützen!

Es kann sein, dass sich PatientInnen über Sie oder die Behandlung beschweren wollen. Dies ist möglich und dazu sollte den PatientInnen die Möglichkeit genannt werden die Ambulanzleitung über die Geschäftsstelle zu kontaktieren.