Die Behandlungsstammdaten #
Die Akademie ist verpflichtet, bei Beendigungen von Ausbildungsbehandlungsfällen (egal ob Abbruch oder reguläres Therapieende) bzw. der Ausbildung die Stammdaten der von AusbildungskollegInnen behandelten PatientInnen zu archivieren. Wenn es nur probatorische Sitzungen gegeben hat und keine eigentliche von der Krankenkasse genehmigten Stunden abgerechnet wurden, brauchen wir die Behandlungsstammdaten zur Archivierung nicht. Sie selbst aber müssen auch ihre PatientInnenunterlagen der Probatorik genau wie alle ihre anderen PatientInnenakten 10 Jahre archivieren.
Zum Ausfüllen des Behandlungsstammdatenblatt ist es wichtig, dass Sie als behandelnde/r TherapeutIn gemeinsam mit Ihren PatientInnen den Therapieverlauf reflektieren, um die eigenen Einschätzung des/der PatientIn zum Therapieerfolg erfassen zu können.
Sie müssen am Ende der Ausbildung folgende Dokumente der Akademie übermitteln:
- das Formular „Patientenakte Stammdatenblatt„
- den Erstgutachtenantrag
- die Behandlungsdokumentation
- weitere Fortführungsanträgen
Diese Daten hinterlegen Sie bitte gesammelt am Ende der Ausbildung in elektronischer Form (nicht per E-mail) im Fach der Institutsambulanz des Lehrinstituts.
Erst in diesem Moment gilt die Ausbildung als wirklich abgeschlossen!
Umgang mit Patientendaten nach Beendigung der Therapie #
Nach Beendigung einer Therapie werden alle über die/den PatientIn elektronisch abgespeicherten Daten, ebenso wie alle in Papierform erstellten PatientInnenunterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum, an dem letztmals eine Praxisleistung für den/die PatientIn erbracht wurde. Die Aufbewahrungsfrist endet mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem sich der Tag der letztmaligen Leistungserbringung zum zehnten Mal jährt.
Die Aufbewahrungsfrist wird bei erneuter Inanspruchnahme einer Praxisleistung durch oder für den/die PatientIn unterbrochen. Sie beginnt mit dem Datum der letzten Praxisleistung der neuen Kontaktnahme von vorne.
Die elektronischen PatientInnendaten sind während der Aufbewahrungszeit vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte und vor Datenverlust zu schützen
Die in Papierform erstellten PatientInnenunterlagen sind nach Familienname und Jahr der letztmaligen Praxisleistung geordnet in einem Stahlschrank verschlossen aufzubewahren.
Mit Abschluss der Aufbewahrungsfrist werden die elektronischen Daten gelöscht. Die in Papierform erstellten PatientInnenunterlagen werden in einem Schredder der Sicherheitsstufe 4 in der Ambulanz vernichtet. Bei Bedarf erfolgt die Beauftragung eines professionellen Aktenvernichters nur, wenn dieser die Einhaltung der Datensicherheitsstandards bei der Aktenvernichtung bestätigt.
Bitte besprechen Sie vor Abschluss Ihrer PatientInnenbehandlungen in Ihrer Lehrpraxis, wie Sie die Aufbewahrung Ihrer PatientInnenakten handhaben sollen. Oft möchten die PraxisinhaberInnen alle Unterlagen auch nach Beendigung Ihrer praktischen Ausbildung dort verwalten, da die PatientInnen in ihren Räumen behandelt wurden und es durchaus sein kann, dass z. B. nach 3 Jahren ein/e PatientIn erneut um psychotherapeutische Behandlung in der Lehrpraxis bittet.
